Vedtægter for Langebæk Lokalhistoriske Arkiv.
Navn, hjemsted og virkeområde.
§ 1
Arkivets navn er Langebæk lokalhistoriske arkiv.
Arkivets arbejdsområde er tidligere Langebæk kommune, som dækker Kalvehave, Mern, Stensby og Øster Egesborg sogne. Arkivet er en selvejende institution i Langebæk.
Formål
§ 2
Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billede og lydoptagelser, udklip, kort, tegninger, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke statslig provieniens med tilknytninge til ovenstående område, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
At stille det indsamlede materiale tilrådighed for ofebtligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvandt virksomhed at fremme kendskab til og styrke interessen for Langebæk og omegns historie.
Formålet søges opnået bl.a. gennem afholdelse af udstillinger, foredragsvirksomhed, eskursioner og lignende arangementer.
§ 3
Det indsamlede materiale betragtes som offentlig ejendom, og dets forbliven som sådan garanteres.
§ 4
Langebæk lokalhistorsike arkiv er medlem af:
“Lokalhistoriske Arkiver i Syddanmark” (LASA)
“Sammenslutningen af Lokal Arkiver” (SLA) samt af
“Arkivsamvirket for Lokalarkiver i Vordingborg Kommune”.
Langebæk Lokalhistoriske Arkiv detager i lokale landsdækkende fællesregistreringer, der er godkendt af SLA eller LASA.
I øvrigt samarbejder Langebæk Lokalhistoriske Arkiv med andre arkiver og beslægtede institutioner og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.
Bestyrelse
§ 5
Arkivets opgaver varetages af en bestyrelse bestående af 7 medlemmer. Bestyrelsen supplerer sig med personer, der tilkendegiver, at de vil og kan gøre en indsats for arkivet.
§ 6
Bestyrelsen konsistituerer sig selv og fastsætter selv sin forretningsorden. Der holdes mindst 2 møder årligt (maj og november). Der føres protokol over møderne.
§ 7
Bestyrelsen udpeger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.
§ 8
Bestyrelsen har ansvaret for at samlingerne opbevares betryggende, er forsvarligt registrerede og er offentligt tilgængelige med fast åbningstid, dog således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.
Arkivlederen og bestyrelsen samler en kreds af medarbejdere til udførelse af arkivarbejdet.
Arbejdplan og beretning
§ 9
Bestyrelsen er ansvarlig for udarbejdelsen af en arbejdsplan og et budget og overholdelse heraf.
Økonomi
§ 10
Langebæk Lokalhistoriske Arkiv drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private.
Regnskabsåret er kalenderåret. Årsregnskabet som revideres af 2 af bestyrelsen valgte revisorer fremsendes til Arkivsamvirket i Vordingborg kommune.
§ 11
Pengemidler, som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprette konto i et pengeinstitut, dog bortset fra Arkivsamvirkets puljer.
Beretning:
§ 12
Hvert år i januar kavrtal afholder arkivet årsmøde, hvor der aflægges beretning om arbejdet i det svundne år. På årsmødet fremlægges ligegledes revideret regnskab og budget.
Støttekreds:
§ 13
I tilslutning til arkivet er der oprettet en støttekreds i 1990. Kontingentet fastsættes af bestyrelsen ved budgetlægningen.
Opløsning:
§ 14
Skulle Langebæk Lokalhistoriske Arkiv af en eller anden grund ophøre, skal samlinger deponeres efter nærmere aftale mellem Arkivsamvirket og LASA, så de bliver i offentlig eje og den offentlige tilgængelighed er garanteret.
Eventuel formue overføres tilandet lokalhistoriske arbejde efter styrelsens beslutning.
Genoprettes arkivets med vedtægter, der kan godkendes af SLA og Arkivsamvirket, overtager det de deponerede samlinger.
Ikrafttræden:
§ 15
Vedtægten træder i kraft umiddelbart efter godkendelse i SLA of Arkivsamvirket.
Vedtægtsændringer:
§ 16
Disse vedtægter kan ændres efter forslag fra bestyrelsen.
Vedtægtsændringer skal godkendes af SLA og Arkivsamvirket og træder først i kraft efter disse godkendelser.
Ovenstående vedtægter er godkendt i SLA 23. september 2009