Lokalarkiver varetager bevaringen af en del af den lokale kulturarv sammen med andre kulturinstitutioner.
Det lokalhistoriske arkiv er en del af lokalsamfundets ”fælles hukommelse” – et sted, hvor vi som borgere kan søge viden om vores lokale kulturhistorie.
Omdrejningspunktet for arkivernes virke er et lokalområdes skriftlige historiske materiale til forskel fra eksempelvis museerne, der først og fremmest indsamler genstande.
Lokalarkiverne rummer en unik samling af historisk materiale, der fortæller om livet i et bestemt område, og arkivmaterialets mange spændende oplysninger kan bruges på vidt forskellige måder og til vidt forskellige formål.
Derfor samarbejder arkiverne også med forskellige brugere, høj og lav, ung og gammel – og på mange forskellige måder.
På denne måde er lokalarkiverne med til at udføre et stort folkeoplysende arbejde for alle, der er interesseret i deres lokalområde.
Lokalarkivernes samlinger er til rådighed for alle. Der er offentlig adgang og det er gratis at bruge arkivet – dog betales for fotokopier og lignende.
Lokalarkivets formål
Lokalarkiverne har tre hovedformål:
-Indsamling
-Bevaring
-Formidling
Indsamling, bevaring og formidling hænger uløseligt sammen. Ingen formidling uden indsamling, ingen indsamling uden viden, og ingen arkivmaterialer uden en ordentlig opbevaring – for arkivalierne skal også gerne være til rådighed for vore efterkommere.
I Danmark er der ca. 550 lokalarkiver. De er organiseret på forskellig vis: kommunale, selvejende institutioner, foreningsdrevne, biblioteks- eller museumstilknyttede.
Alle steder er det sikret, at lokalarkivernes samlinger er offentligt eje, så alle kan bruge materialet, og ingen kan sælge ud af samlingerne.
Landets ældste lokalarkiv blev oprettet i 1937, men de fleste lokalarkiver er opstået efter kommunalreformen i 1970.
Ingen lov for lokalarkiverne
Der er ikke lovgivet om lokalarkivernes eksistens; en sådan lovgivning findes kun for de offentlige arkiver som Rigsarkivet, landsarkiverne og de godt 30 kommunale (stads-) arkiver. Stadsarkiverne fungerer også som lokalhistoriske arkiver i deres område.
Lokalarkiverne har i stedet selv fastsat regler for drift m. v., og de fø’lger i videst mulig omfang reglerne for Statens Arkiver. Og det ville da også være et fattigt billede, vi fik af den lokale historie, hvis arkivernes materiale ikke blev indsamlet.
Hvor får et lokalarkiv materialet fra?
Det meste materiale, der ligger på lokalarkiverne, er afleveret som gaver fra personer, foreninger og virksomheder.
Det er privat skabt materiale – til forskel fra offentligt materiale, der bevares af de statslige og kommunale arkiver.
Et lokalarkiv kan lave indsamlinger, der sætter fokus på bestemte emner, arkivet ikke har dækket i tilstrækkelig grad, eller typer af materiale, som arkivet ikke har ret meget af.
Lokalarkiver kan også skabe sit eget materiale ved undersøgelser, interviews og f.eks. fotodokumentation af nutidens lokalsamfund. For husk, at materialet ikke behøver at være gammelt, før det kan komme på arkivet!
Hvad sker der med materialet efter aflevering på arkivet?
Tingene skal registreres efter de retningslinjer og fælles standarder, der er i arkivverdenen. Dette sker manuelt eller på edb, og langt de fleste lokalarkiver bruger i dag edb-programmet Arkibas til registreringen.
Meningen med registreringen er at have styr på arkivmaterialet, og hvad det indeholder af oplysninger, for at kunne gøre det tilgængeligt for brugerne af arkivet.
Hvad indsamler et lokalarkiv?
Et lokalarkivs indsamling foregår i et bestemt område. Her søger man at få mest mulig viden om livet, beboerne og begivenhederne.
Det betyder, at et lokalarkiv indsamler på en anderledes måde end et museum. Forholdsmæssigt indsamler et lokalarkiv en større mængde af materiale end f.eks. museerne, der indsamler repræsentative typer af genstande. Et lokalarkiv vil være interesseret i så omfattende en samling af oplysninger, som kan tilvejebringes om lokalområdet, da enhver oplysning er med til at fortælle ”en lille bid” af den pågældende egns kulturhistorie.
Det bliver hele tiden afleveret nyt materiale til lokal-arkivet, og det gælder både papirer og protokoller, men også fotografier og film og efterhånden også digitale medier.
Klausulering og tavshedspligt
Noget af materialet er ikke umiddelbart tilgængeligt. Det er typisk personfølsomme oplysninger, hvor der skal gå 75 år, før man må bruge det.
Lokalarkiverne følger de almindelige tilgængelighedsregler for Statens Arkiver.
Når man afleverer materiale på et lokalarkiv, kan man også selv bede om, at materialet ikke er tilgængelig før efter en vis årrække!
Lokalarkivets medarbejdere har tavshedspligt i forhold til ikke at måtte videregive fortrolige oplysninger, de har fået kendskab til på arkivet.
Bevaring af arkivalierne
Det centralei lokalarkivet er de originale samlinger af arkivmateriale, og noget af materialet er flere hundrede år gammelt. Derfor er bevaringen en meget vigtig del af arkivets arbejde.
Det skulle gerne være sådan, at også vore efterkommere kan få glæde af de mange spændende ting, der ligger på lokalarkivet.
Alt nedbrydes med tiden, men ved at sørge for de mest optimale opbevaringsforhold for arkivalerne, kan nedbrydningen udsætte.
Arkivalierne pakkes i syrefrit papir og kasser, inden de placeres på arkivet magasinhylder.
Det er vigtigt at have materialet opbevaret i rum eller magasiner med stabile temperatur- og luftfugtigheds-forhold, afpasset efter de forskellige typer af materialer.
Indholdet af kilderne kan tillige søges bevaret og de historiske oplysninger gøres mere tilgængelige ved at digitalisere f. eks. Film og lydbånd, afskrive gamle protokoller m.v.